The Power Of Meeting, Saat Komunikasi Menjadi Solusi!

"Sumber kekuatan baru bukanlah uang yang berada dalam genggaman tangan beberapa orang, namun pengetahuan di tangan orang banyak" (John Naisbistt)

Organisasi bisnis tangguh tidak dilahirkan dari kebekuan hubungan, dibutuhkan kedekatan antar pegawai. Timbulnya sekat akan menghasilkan kebuntuan merugikan dibanding menangguk keuntungan.

Kenyataan dilapangan, saya acap menemukan organisasi bisnis start up belum mengetahui formulasi cara tepat membangun "Chemistry kedekatan" antar anggotanya.

Faktanya teamwork masih sebatas wacana belum terwujud dalam sebuah aksi nyata. Mereka berkantor, berinteraksi, berkegiatan bersama tetapi tindakanya sendiri-sendiri. Tiap unit departemen tidak dalam satu ayunan langkah. Konkretnya tiap departemen memiliki orientasi berbeda. Ibaratnya Departemen Marketing ke Utara, Departemen HRD ke Selatan, Departemen Produksi ke Timur, dan seterusnya.

Kondisi seperti ini sudah barang tentu akan menghabiskan banyak energi, sumber daya, dan tenaga. Belum lagi timbulnya akses yang tak terkontrol, miss persepsi, miss komunikasi yang akan melahirkan kesalahan baru. Dalam skup yang lebih besar komunikasi yang tidak menemukan jalannya membuka pintu "pemberontakan" seperti : pemogokan, demonstrasi, slowdown hingga sabotase.

Dalam praktek penerapan Standard Operating Procedure, bidang spesialisasi yang saya dalami, juga dibutuhkan jalur komunikasi untuk mengurai persoalan. Diawal fase implementasi rentan timbulkan penolakan, karena secara naluri kita lebih suka bebas daripada terkekang aturan.

Maka saya menawarkan cara pertemuan yang akan mengurai kebuntuan. Metode ini mencontek kebiasaan di perusahaan automotive tempat saya pernah berkarya, rutin dilaksanakan meeting sebagai sarana koordinasi, memecahkan masalah, merencanakan kegiatan, bahkan mengevaluasi kinerja. Mudah dilakukan,relatif tanpa biaya namun memiliki implikasi nyata. Meeting, memberdayakan potensi dan energi, satu aksi untuk beragam solusi atas masalah yang terjadi.

Disini setiap pimpinan unit kerja diberi kesempatan berbicara. Dalam keseharian interaksi organisasi, mereka telah merelakan diri mendengarkan instruksi, arahan bahkan keluhan. Maka dalam forum ini saatnya mereka diberi ruang menyampaikan pendapat, usulan bahkan kritik perbaikan.

Sayangnya tak semua meeting berakhir dengan hasil jelas, godaannya meeting tidak fokus dan terkesan asal-asalan. Sebetulnya bagaimana idealnya meeting harus dilakukan agar menjadi meeting yang powerful?

Untuk menghasilkan maha karya dibutuhkan teamwork dan bekerja sepenuh hati. Bukan kerja sendiri melainkan kerja bersama, ditangan team semua bisa terjadi. Bersama kita bisa!

Agar kegiatan ini tepat sasaran dan menghasilkan keputusan sesuai kebutuhan . Maka ada beberapa tips yang harus diperhatikan :

• Jadwalkan kapan dan dimana meeting akan dilakukan,
•  Mengirimkan pemberitahuan kepada seluruh perserta meeting dan memastikan yang diundang telah menerima pemberitahuan sebelumnya,
•  Mempersiapkan tempat rapat dan peralatan yang dibutuhkan dengan baik,
• Merumuskan agenda rapat yang jelas dan lugas,
• Memastikan bahwa para peserta rapat menyiapkan data atau informasi yang relevan dengan agenda meeting,
• Memastikan orang tepat dapat hadir di meeting,
• Mengevaluasi hasil meeting pekan sebelumnya, membandingkan Target VS Pencapaian,
• Catat semua rekomendasi dan ambil keputusan berdasarkan fakta dan data paling reliable dari peserta meeting,
• Penggunaan alat bantu visual secara efektif,
• Tidak ada saling menjatuhkan dan mencari kambing hitam, semua keputusan berorientasi perbaikan dan pencegahan,
• Hasil keputusan meeting ditulis dan dituangkan kedalam minutes meeting/risalah rapat sebagai agenda kerja di pertemuan mendatang,
• Copy minutes meeting dibagikan kepada undangan yang hadir, bahkan juga diberikan tembusan kepada undangan yang berhalangan sebagai salinan,
•  Membuat rencana tindakan (action plan) yang dituangkan dalam minutes meeting yang terdiri atas : aktivitas, target , siapa penanggung jawab, kapan dilaksanakan, keterangan pelengkap,
• Menyimpulkan hasil meeting dengan sederhana & mudah dimengerti,
• Memisahkan proses berbagi informasi dari penyelesaian masalah,
• Rapat dimulai dan diakhiri tepat waktu.

Sumber : PortalPengusaha.com